陈星华

　　档案，不仅具有凭证作用，而且具有广泛的参考价值。作为市一级重大工程的工程档案，无疑是历史的珍贵财富，是行业发展的无形资产，更是企业工作的一个重要载体。上海辰山植物园是“十一五”期间上海市重大生态工程，是一座融科研、科普、景观和休憩为一体的具有深厚科学内涵和优美园容景观的综合性植物园。它于2007年3月开工，2011年1月23日正式开放。

　　如此重要的档案，怎样管理好、保护好、利用好，本文以上海辰山植物园工程档案为例，作一些实践与理性的思考。

　　一、统一思想，党政齐抓，提高工程档案工作的重要性认识

　　重大工程档案，不仅是今后辰山发展的重要信息资源，更是辰山的无形资产。管好重大工程档案，是对国有资产的尊重，也是对辰山建设者的尊重。业内有句话叫“三分看实体，七分看档案”。规范的工程文档材料可以全面反映辰山植物园建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等等都具有历史的借鉴价值和重要的利用价值，同时这些资料也鲜活地记载了建设者们所做出的卓越贡献。透过工程档案，可以正确地、真实地、全面地反映出上海乃至全国在城市环境、绿化建设、科学研究以及人文环境的改造等等多角度、多领域在规划、建设和管理方面的情况以及它的发展足迹。我们必须凭着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度责任感和使命感，确保档案工作的质量。

园党政班子多次召开专题会议，分析现状、明确目标、落实责任，形成了由分管领导主抓、办公室牵头、物业、园艺、财务等部门参与的工作架构，把做好这一工程档案，作为重点工作来抓。

　　二、建立制度，明晰流程，保障工程档案顺利开展，档案查阅利用率开始显现

　　为了使档案工作在建设、发展与管理中发挥作用，为今后的开发利用提供便捷服务。上海辰山植物园在建设同期就制定了档案管理的各项规章制度，出台了《档案管理暂行办法》，明确了档案管理职责与任务、归档期限以及归档注意事项，明晰了业务流程，针对整理完毕、已编制的档案，制定了《档案查阅制度》等，这些制度的建立，使档案管理逐步实现标准化和规范化，有效地保障了工程档案的顺利开展。

据统计，2012年中全年查阅档案约70余人次，4000多卷次。

　　三、加大投入，提高软硬件水平，工程档案管理走上新台阶

　　推进辰山植物园的档案管理，提升档案管理水平，必须从软件和硬件上加大投入。在党政领导下，辰山植物园成立了档案管理工作部门，高起点、高要求地制定了重大工程档案工作的设想。具体做了以下几方面的工作：

　　一是不断提高档案工作人员业务能力。通过请进来、走出去的方式，广泛有效地开展学习交流活动，迅速提高档案工作人员业务能力。先后邀请上海影视基地建设项目档案管理人员介绍工作心得；到华东医院、华山医院上门学习工程档案管理经验；参加市、局组织的档案员业务培训；邀请市、区档案相关部门领导亲临现场指导。

　　二是逐步完善档案库房配套设备。在辰山建设期乃至现在办公场所非常紧张的情况下，档案室的硬件建设每年都有较大的投入。从建设时期指挥部简易的箱柜，到和图书馆共用一室，再到单独设立档案室，直至最后搬到如今的科研中心一楼，档案得到了妥善的安置，在档案库房内配备了空调、灭火器、遮阳帘、防虫防霉等器具，确保档案室达到了“八防”、“三分开”标准。

　　三是及时配置档案辅助工作人员。为了加快重大工程档案工作的进度，档案室先后增配抽调了退聘工、实习生、物业职工等从事相关辅助工作。经过筛选和磨合，现两名辅助工作人员已经掌握了工作要点，缓解了档案室的工作压力，提高了工作效率。

　　四、加强培训指导，加强检查督促，确保重大工程建设档案及时归档

　　为了推进重大工程建设档案及时归档，通过采取提前介入、全程控制的项目化档案管理模式，这一重大工程档案做到了及时、准确、完整、系统地归档。主要采取了以下措施：

　　一是分阶段召开各参建单位分管领导、资料员会议。统一部署档案资料收集工作，明确归档范围、时间和责任。一方面使参建单位分管领导充分了解本单位的归档工作职责，另一方面也督促资料员能及时准确地做好工作。

　　二是积极开展承建单位资料员培训和工作指导。档案室工作人员主动上门对监理和参建单位资料员分发立卷归档范围，进行竣工档案编制培训；请各参建单位资料员集中到松江档案局作业务培训；召集人员超过200人的相关人员到辰山植物园进行个别辅导和小组培训，使参建单位的资料员明确了归档范围和资料归集重点，掌握了竣工档案编制要求和方法，为档案收集和整理打下了基础。

　　三是抓好督促检查。各参建单位向档案室移交案卷后，档案室按照竣工验收要求，抓好档案审查工作，规范档案移交手续。对发现的问题及时提出整改意见，督促各单位资料员按质按时落实整改。

　　五、严格标准，敢打攻坚战，高效优质做好工程档案整理

　　辰山植物园建设项目具有覆盖面积广、综合性强、项目投资额大、参建单位多等特点。而多家参建单位的资料员又经历了多次更换，而且为了配合区规划局的档案验收、鲁班奖评审、工程项目审计等工作，档案案卷多次迁徙和时间紧、人手紧缺，档案整理工作难度较大。在长达半年的资料补充收集后，集中了4个月时间打攻坚战，严格按照市、局档案整理归档的要求，形成了案卷1842卷，其中竣工图纸279卷。在短时间内，出色地完成了相当于行业内一般单位至少几年的档案工作量，充分体现了辰山植物园职工敢打硬仗、善打硬仗的传统作风。

　　几年来，辰山植物园的工程档案工作从无到有，已从一张白纸到逐步迈向正轨。随着高标准、严要求地进一步推进，辰山植物园的文书档案、科研课题档案、财会档案、声像档案正在逐步完善之中，将竭尽所能把档案管理水平再上一个新台阶。

　　（作者：上海辰山植物园党委副书记）　

（本文配图/洪汇）